1. Strukturiert planen
Ein effektives Meeting beginnt mit einer strukturierten Planung. Definiere eine Agenda und ein Ziel der Besprechung, um einen klaren Diskussionsschwerpunkt zu setzen. Zudem ist es in Zeiten von immer mehr Online-Meetings ratsam, klar festzulegen, welche Personen aktiv teilnehmen sollen/müssen und welche bei Interesse auf freiwilliger Basis mitmachen können.
2. Voraussetzungen kommunizieren
Informiere die Teilnehmer_innen mit einer kleinen Erinnerung nochmals über die Schwerpunkte und Ziele des Meetings, um Anwesenheit, Vorbereitung und ein gewisses Einbindungsgefühl sicherzustellen. Gegebenenfalls ist es auch ratsam, sie im Vorfeld über die nötigen Geräte und Tools in Kenntnis zu setzen, die für die Besprechung gebraucht werden.
3. Engagement sicherstellen
Teilnehmer_innen bringen unterschiedliche Persönlichkeiten mit in den Raum. Manche neigen dazu lieber nur zuzuhören, während andere Tendenzen zeigen, das Gespräch dominieren zu wollen. Daher ist es wichtig, dass der Moderator bzw. Koordinator dafür sorgt, dass jede bzw. jeder im Diskurs das Wort ergreifen kann und alle Standpunkte berücksichtigt werden.
4. Fokus auf Nachbereitung
Das greifbare Resultat eines Meetings sollte immer eine Art Zusammenfassung oder Liste mit Punkten wie Follow-Ups, To-Do’s sowie den Namen jener, die diese Aufgaben übernehmen sollen, sein. Vergewissere dich, dass diese Personen über die weiteren Maßnahmen bescheid wissen, ihnen zustimmen und sich dazu verpflichten, sie auch tatsächlich auszuführen. Werte dann die Besprechung mit all ihren Outputs aus, um zu ermitteln, was funktionierte und was nicht. Nimm die Takeaways unbedingt in Folgemeetings mit.
5. Feedback einarbeiten
Wie oberhalb erwähnt, müssen sich alle Teilnehmer_innen zu den Resultaten eines Meetings bekennen und anschließend Maßnahmen ergreifen. Positive Effekte in der allgemeinen Performance des Teams sind oft auch ein Anzeichen für effiziente Besprechungen. Um zu solchen Wunschergebnissen zu gelangen, ist eine kontinuierliche Verbesserung erforderlich, sei es in Bezug auf die technische Durchführung oder die Erledigung der Follow-Ups von Meetings. Stets die Übersicht behalten, sollte das Credo lauten.
Meetings sind ja eigentlich eine gute Methode für gemeinsame Ideen- und Entscheidungsfindung, doch schlecht geplant, moderiert und nachbearbeitet können sie wahre Zeitfresser und Produktivitätskiller sein. 30 bis 70 Prozent unserer beruflichen Besprechungen sind aktuellen Studien zufolge überflüssig oder gar kontraproduktiv. Tucan.ai möchte dem mithilfe neuer Technologien entgegenwirken.
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